Giải pháp chuyển đổi số cho cơ quan hành chính công - Kiosk thông minh

Tại các Ủy ban Nhân dân và Trung tâm Hành chính công tại các tỉnh, thành phố đã dần bắt kịp sự phát triển của công nghệ số hóa, do đó bắt đầu đẩy mạnh triển khai hệ thống kiosk thông minh nhằm góp phần giảm tải áp lực cho bộ phận và rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ. Thiết bị này đang trở thành “trợ lý số” mới, hỗ trợ người dân thao tác tự động, tránh xếp hàng chờ đợi và tăng tính minh bạch trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính. Thông qua bài viết sau đây, cùng tìm hiểu rõ hơn về tính năng và ứng dụng thực tế mà hệ thống này mang lại.

Khái niệm kiosk trong môi trường hành chính công

Trong môi trường hành chính, Kiosk thông minh là một thiết bị dạng trụ hoặc màn hình đứng, tích hợp các tính năng như:

• Màn hình cảm ứng cỡ lớn
• Máy quét CCCD/CMND, mã vạch, mã QR
• Camera phục vụ định danh công dân
• Máy in biên lai/phiếu thứ tự
• Hệ thống phần mềm kết nối cơ sở dữ liệu quốc gia

Với nhứng tính năng trên, Kiosk lấy số thứ tự đóng vai trò như điểm tự phục vụ giúp người dân tự thao tác mà không cần nhân viên hướng dẫn.

Việc áp dụng mô hình này trong các cơ quan công quyền giúp mang lại lợi thế:

• Giảm tải cho quầy tiếp nhận hồ sơ
• Tự động hóa các bước đăng ký, lấy số thứ tự
• Giảm tình trạng chen lấn, xếp hàng
• Tăng độ chính xác của dữ liệu, hạn chế sai sót khi ghi phiếu thủ công
• Tạo môi trường làm việc văn minh - hiện đại

Người dân có thể thực hiện tác vụ gì trên kiosk hành chính

Đăng ký hồ sơ và lấy số thứ tự nhanh

Chỉ với vài thao tác đơn giản thông qua việc người dân đưa CCCD gắn chip vào máy quét, hệ thống tự động nhận diện thông tin, sau đó chọn loại thủ tục (hộ khẩu, giấy đăng ký kinh doanh, xin xác nhận, chứng thực…). Sau đó Kiosk sẽ in phiếu thứ tự, rút ngắn thời gian làm thủ tục.

Tra cứu tình trạng hồ sơ theo thời gian thực

Dễ dàng tra cứu được tình trạng của hồ sơ dựa trên thời gian thực thông qua mã hồ sơ hoặc CCCD, kiosk cho phép kiểm tra:

• Hồ sơ đã tiếp nhận hay chưa
• Đang xử lý ở bộ phận nào
• Thời gian trả kết quả dự kiến
  Điều này giúp tăng minh bạch, hạn chế người dân phải hỏi nhiều lần.

Hỗ trợ thanh toán phí, lệ phí

Ngoài ra, một số kiosk hiện đại còn tích hợp thanh toán không tiền mặt qua:

• QR Pay
• Thẻ ngân hàng
• Ví điện tử

Việc thanh toán như vậy giúp người dân không cần quay lại quầy thu ngân, giúp giảm ùn tắc, thuận tiện về mặt thời gian và đỡ phí công sức.

Kiosk tự phục vụ mang lại giá trị gì

Tăng năng lực phục vụ mỗi ngày

Dựa trên thống kê thử nghiệm thu thập được tại một số tỉnh cho thấy, khi sử dụng kiosk:

• Thời gian xử lý thủ tục giảm đến tận 30 cho đến 50%
• Nhân sự tiếp nhận hồ sơ giảm tải đến 40%
• Lượng người chờ giảm đáng kể vào giờ cao điểm

Minh bạch hóa quy trình, hạn chế tiêu cực

Không dừng lại ở đó, Kiosk còn hỗ trợ người dân giúp loại bỏ các bước thủ công dễ gây sai sót hoặc hiểu nhầm, nhất là với các đối tượng đã có tuổi nhất định, dễ bị nhầm lẫn. Sau đó dữ liệu sẽ được ghi nhận và lưu trữ tự động, đảm bảo tính công bằng trong việc tiếp nhận hồ sơ.

Tối ưu chi phí vận hành

Khi lượng người cần giải quyết các yêu cầu và hỗ trợ về thủ tục hành chính trở nên đông đảo, lúc này thay vì phải tăng nhân sự vừa tốn kém về mặt chi phí, vừa không chắc chắn đáp ứng về tính chính xác do nhiều lúc vẫn xảy ra các nhầm lẫn và sai xót, do đó các đơn vị hành chính có thể đầu tư kiosk để:

• Tự động hóa quy trình
• Giảm chi phí giấy tờ
• Tăng hiệu suất làm việc của bộ phận “một cửa”

Vai trò của Kiosk hành chính trong chiến lược chuyển đổi số

Bước tiến quan trọng của mô hình Chính phủ điện tử: Kiosk hỗ trợ người dân tiếp cận dịch vụ công trực tuyến ngay tại cơ quan hành chính, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và thúc đẩy thói quen sử dụng dịch vụ số.

Hướng đến mô hình “Ủy ban không giấy tờ”: Trong tương lai, kiosk có thể tích hợp thêm các tiện ích hiện đại sau nhằm giúp quy trình hành chính diễn ra một cách tinh gọn, nhanh chóng và đảm bảo tính minh bạch hơn:

• Xác thực vân tay/nhận diện gương mặt
• Dịch vụ công mức độ 4
• Chatbot hỗ trợ hướng dẫn thủ tục

Tại các ủy ban và cơ quan hành chính công, việc triển khai kiosk thông minh không chỉ là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu tất yếu để nâng cao hiệu quả phục vụ người dân. Từ việc giảm tải, minh bạch hóa quy trình cho đến thúc đẩy dịch vụ công trực tuyến, kiosk đang góp phần quan trọng trong quá trình hiện đại hóa nền hành chính Việt Nam. Để bắt kịp xu hướng phát triển trong thời gian tới, khi chuyển đổi số tiếp tục được đẩy mạnh, kiosk thông minh sẽ trở thành “trợ lý số” quen thuộc ở mọi điểm tiếp dân, giúp xây dựng một nền hành chính chuyên nghiệp - minh bạch - tiện lợi cho mọi người dân. SimpleTech là đơn vị chuyên cung cấp giải pháp Kiosk hành chính với chất lượng tuyệt đối, uy tín hàng đầu Việt Nam. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để nhận được tư vấn và báo giá chi tiết qua hotline 0562222202 bạn nhé!