Cách sử dụng phần mềm đánh giá sự hài lòng hiệu quả
Việc ứng dụng công nghệ vào việc doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng đang được chú trọng và áp dụng ngày càng nhiều. Nắm bắt và thấu hiểu khách hàng ngày càng dễ dàng khi có sự trợ giúp từ các phần mềm đánh giá sự hài lòng. Tuy nhiên để sử dụng đạt hiệu quả cao và tiết kiệm chi phí, bài viết này sẽ đưa bạn đi tìm hiểu cách sử dụng phần mềm đánh giá sự hài lòng của khách hàng từ việc lựa chọn phần mềm phù hợp đến triển khai và thu thập phản hồi nhé.
Giới thiệu về phần mềm đánh giá sự hài lòng
Phần mềm đánh giá sự hài lòng là một công cụ cho khách hàng đánh giá hay để lại phản hồi về sản phẩm hay dịch vụ họ trải nghiệm giúp doanh nghiệp đo lường và phân tích sự hài lòng của khách hàng. Các phần mềm này thường tích hợp nhiều tính năng như khảo sát trực tuyến, thu thập dữ liệu phản hồi, phân tích dữ liệu để hiểu rõ hơn về những kỳ vọng của khách hàng. Nhờ vào nó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định những điểm mạnh và điểm cần cải thiện trong dịch vụ và sản phẩm của mình.
Tại sao nên sử dụng phần mềm đánh giá sự hài lòng
Nâng cao chất lượng dịch vụ: Để biết những thiếu sót đang tồn tại thì cách tốt nhất là xem xét các phản hồi không hài lòng của khách hàng, từ đó doanh nghiệp đưa ra các cách giải quyết cho từng vấn đề gây mất điểm trong lòng khách hàng để gia tăng mức độ hài lòng trong nhóm khách hàng của mình.
Tăng cường sự trung thành của khách hàng: Một khi khách hàng cảm thấy hài lòng và những điều mà họ góp ý được ghi nhận, cải thiện và không tiếp diễn, điều này dẫn đến việc khách hàng có cái nhìn tích cực hơn, họ cảm thấy được tôn trọng và sẽ quay lại với thương hiệu gắn bó lâu dài hơn.
Cải thiện hiệu suất kinh doanh: Từ các dữ liệu thu thập, việc đưa ra những quyết định kinh doanh hay chăm sóc khách hàng chính xác và kịp thời có thể giúp doanh nghiệp tránh được các tiềm ẩn rủi ro, và cải thiện được kết quả kinh doanh một cách tốt hơn.
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Thay vì tốn nhiều nguồn lực cho các phương pháp truyền thống mà chưa chắc mang lại kết quả tốt, phần mềm giúp tự động hóa quy trình thu thập và giúp doanh nghiệp phân tích dữ liệu nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp nhưng đạt được độ chính xác và hiệu quả cao hơn.
Nâng cao năng lực cạnh tranh: Độ hài lòng của khách hàng càng cao thì năng lực cạnh tranh của thương hiệu càng lớn vì bạn đã chiếm được lòng tin và sự trung thành của khách hàng nhờ vào việc đáp ứng kỳ vọng của khách hàng và duy trình mối quan hệ với họ.
Các tính năng quan trọng của phần mềm đánh giá sự hài lòng
Phần cứng
Phần mềm có thể được cài đặt sử dụng trên nhiều thiết bị kết nối internet như smartphone, PC, tablet, kiosk, điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và thu thập phản hồi từ khách hàng ở mọi lúc, mọi nơi. Khách hàng cũng cảm thấy hứng thú khi thực hiện và tham gia khảo sát.
Phần mềm đánh giá
Giao diện thân thiện và dễ sử dụng: Phần mềm hiển thị thông tin khảo sát như câu hỏi, nút bấm, đối tượng cần đánh giá,... lên màn hình cảm ứng một cách rõ ràng.
Nút chọn đánh giá và góp ý: Màn hình cảm ứng có các nút bấm chọn để khách hàng đưa ra góp ý, đánh giá chất lượng dịch vụ nhanh chóng và tiện lợi.
Tiêu chí đánh giá linh hoạt: Phần mềm cho phép tùy chỉnh số lượng và nội dung các tiêu chí đánh giá, ví dụ như hài lòng về dịch vụ, không hài lòng về thái độ phục vụ, không hài lòng về thái độ nhân viên, không hài lòng về chất lượng sản phẩm và ý kiến góp ý của khách hàng.
Thay đổi câu hỏi dễ dàng: Khi doanh nghiệp muốn tạo một cuộc khảo sát khác hay điều chỉnh câu hỏi trong khảo sát đều có thể thay đổi trực tiếp trên phần mềm với những thao tác đơn giản, đảm bảo chính xác và nhanh chóng.
Tính năng hệ thống
Ghi nhận và tổng hợp phản hồi: Sau khi khách hàng phản hồi thành công, các phản hồi này sẽ được hệ thống ghi nhận, lưu trữ và tổng hợp theo góp ý đánh giá của khách hàng đối với chất lượng sản phẩm dịch vụ hay cách chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.
Báo cáo chi tiết và tổng hợp: Phần mềm cung cấp báo cáo tổng hợp và chi tiết các đánh giá, phản hồi của khách hàng theo ngày tháng, mục đích khảo sát và theo các nội dung đánh giá đã thiết lập. Các báo cáo đều được hỗ trợ xuất ra file để làm báo cáo, in ấn kết quả đánh giá hàng ngày hoặc trong khoảng thời gian từ ngày này đến ngày khác, quý, năm tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Ứng dụng công nghệ điện toán đám mây: Hỗ trợ chỉnh sửa, cài đặt và truy xuất dữ liệu từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet và có mật khẩu hệ thống.
Báo cáo thống kê qua mạng: Dễ dàng tổng hợp kết quả báo cáo của toàn bộ chi nhánh cửa hàng có lắp đặt hệ thống qua mạng internet, cho phép ban lãnh đạo kiểm tra và đánh giá tình hình hoạt động từ xa mà không cần chờ cấp dưới báo cáo.
Không cần cài đặt phần mềm trên máy chủ: Sử dụng máy tính bảng vừa là máy con, vừa là máy chủ, giúp tránh phụ thuộc vào máy chủ của hệ thống và đơn giản hóa quá trình triển khai.
Các bước để triển khai và cách sử dụng phần mềm đánh giá sự hài lòng
Lựa chọn phần mềm phù hợp
Xác định nhu cầu của doanh nghiệp: Trước tiên, doanh nghiệp nên xác định rõ mục tiêu tại sao sử dụng phần mềm đánh giá khách hàng này. Trả lời các câu hỏi như phần mềm này dùng để đánh giá nhân viên hay sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp cung cấp? Phần mềm sẽ bao gồm những tính năng nào? Ngân sách có thể chi ra để cài đặt phần mềm là bao nhiêu?
Tìm hiểu thị trường và so sánh các phần mềm: Tham khảo các bài đánh giá và so sánh tính năng, giá cả của các nhà cung cấp để chọn ra phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp.
Tư vấn và báo giá: Đây là cơ hội để doanh nghiệp có thể được tư vấn hoặc được thử nghiệm phần mềm để xem nó có phù hợp với những yêu cầu mà doanh nghiệp đã đặt ra ban đầu hay không.
Lựa chọn phần mềm là bước quan trọng đầu tiên cần đầu tư thời gian. Vì thế hãy cẩn thận xem xét các yếu tố như tính năng, khả năng tích hợp, độ tin cậy, và dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp phần mềm. Nên tham khảo ý kiến từ các đối tác, khách hàng hiện tại, và các đánh giá trực tuyến để có quyết định chính xác.
Triển khai và cấu hình
Sau khi lựa chọn được phần mềm phù hợp, bước tiếp theo là triển khai và cấu hình phần mềm. Quy trình này bao gồm:
Cài đặt phần mềm: Thực hiện cài đặt phần mềm trên hệ thống của doanh nghiệp hoặc truy cập vào nền tảng trực tuyến nếu sử dụng phần mềm đánh giá khách hàng dưới dạng dịch vụ (SaaS).
Tùy chỉnh khảo sát và bảng hỏi: Tạo câu hỏi khảo sát đánh giá theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, đảm bảo rằng chúng bao gồm các câu hỏi liên quan đến trải nghiệm và kỳ vọng của khách hàng và không gây khó hiểu, dài dòng cho khách hàng.
Tích hợp với hệ thống hiện tại: Doanh nghiệp có thể tích hợp phần mềm với các hệ thống hiện có của doanh nghiệp để dễ dàng quản lý như CRM hay các công cụ khác nhằm tối ưu quy trình làm việc.
Thu thập và phân tích phản hồi
Khi phần mềm đã được triển khai và cấu hình xong, doanh nghiệp cần tập trung vào việc thu thập và phân tích phản hồi từ khách hàng:
Tiến hành khảo sát: Doanh nghiệp nên đặt thiết bị đánh giá phản hồi tại nơi dễ thấy và đảm bảo rằng sẽ có nhân viên hướng dẫn khách hàng theo tác trên máy đánh giá hài lòng.
Thu thập dữ liệu: Phần mềm sẽ tự động thu thập và lưu trữ các phản hồi từ khách hàng, doanh nghiệp có thể truy xuất và sử dụng bất cứ khi nào cần.
Phân tích dữ liệu: Dựa trên số liệu và báo cáo mà phần mềm cung cấp doanh nghiệp có thể phân tích để xác định các điểm mạnh và điểm yếu trong sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.
Ra quyết định kinh doanh: Sử dụng các thông tin đã có để đưa ra các quyết định cải thiện sản phẩm và dịch vụ kịp thời.
Kết luận
Sử dụng phần mềm đánh giá sự hài lòng đúng cách sẽ giúp cho doanh nghiệp chạm đến khách hàng dễ dàng hơn, đáp ứng chính xác những kỳ vọng của họ đối với sản phẩm và dịch vụ. Vì thế, hãy lựa chọn phần mềm đánh giá sự hài lòng phù hợp, triển khai và cấu hình đúng cách, và thu thập, phân tích phản hồi hiệu quả, đưa ra kế hoạch cải thiện để doanh nghiệp bạn có thể nâng cao sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.
